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企业经营过程中的合同管理问题
企业经营过程中的合同管理问题
来源:中制冷设备网    2010-1-25
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         企业合同贯穿于企业的整个生产过程,企业合同的顺利签订和履行是企业得以发展的基础和前提。企业必须加强合同管理,以提高企业自身的合同抗风险能力,确保在日益激烈的竞争市场中取得更大的生存和发展空间。


  


  一、企业经营过程中存在的合同问题

 


  
  (一)签订的合同不规范


  1、合同文本不规范。国家为了规范某些领域市场的合同管理,专门制定了适合于该行业、该领域的合同示范文本,以全面体现双方的责任、权利和风险。但是,有些项目在签订合同时,为了回避某一方的义务,而不采用标准的合同文本,采用一些自制的、不规范的文本进行签约。通过自制的、笼统的、含糊的文本条件,避重就轻,转嫁项目风险。有的甚至仍然采用口头委托和政府命令的方式下达任务,待项目完工后,再补签合同,这样的合同根本起不到任何约束作用。


  2、合同文字不严谨。不严谨就是不准确,容易发生歧义和误解,导致合同难以履行或引起争议。依法订立的有效合同,应当体现双方的真实意思。而这种体现需要靠准确、明晰的合同文字做载体。可以说,合同讲究咬文嚼字,一字之差可能会引起不必要的合同纠纷。


  3、合同条款不全面。常见的往往是漏掉违约责任。有些合同只讲好话,不讲丑话;只讲正面的,不讲反面的,不懂得签合同应当“先小人,后君子”的规则,一旦发生违约,在合同中看不到违约如何处理的条款。


  4、违反法律法规签订无效合同。1999年10月1日施行的《中华人民共和国合同法》为加强合同管理提供了更有力的法律支持。《合同法》第五十二条规定,违反法律、行政法规的强制性规定签订的合同属于无效合同,而无效合同是不受法律保护的。目前,不少项目所签订的合同,有些是以合法形式掩盖非法目的,实质也是无效合同。


  5、部分合同缺失公正。合同中绝大多数条款是由某一方制定,而不是双方协商谈判得出的,所以在合同中大多强调的是对履行合同方(即合同承担方)的义务,对制订方的制约条款偏少,特别是制订方违约、赔偿等方面的约定不具体,也缺乏行之有效的处罚办法。由于社会主义市场经济体制还不健全,买方市场培育了制订合同方的“上帝”地位,客观上的不平等地位,使制订合同方成为合同的主要违约方。


  6、“阴阳合同”充斥市场,严重扰乱了市场竞争秩序。有些项目招标方以各种理由、客观原因,除按招标文件签订“阳合同”,供相关行政主管部门审查备案外,私下还与项目承包方再签订一份被双方认可的“阴合同”,在内容上与原合同相违背,形成了一份违法的合同。这种项目招投标双方责任、利益不对等的“阴阳合同”,违反国家有关法律、法规,严重扰乱了市场竞争秩序,为合同履行埋下了隐患,将直接影响项目目标的实现,进而给招标方带来不可避免的损失。


  (二)履行合同不守法


  1、应变更合同的没有变更。在履约过程中,由于各种因素的影响,合同变更是正常的事情,问题在于不少负责履约的管理人员缺乏这种及时变更的意识,结果导致了损失。合同变更的目的是通过对原合同的修改,保障合同更好地履行和一定目的的实现,更重要的是为了维护合同当事人的合法权益。


  2、合同履约程度低,违约现象严重。有些合同的签约双方都不认真履行合同,随意修改合同,或违背合同规定。合同违约现象时有发生,如业主暗中以垫资为条件,违法发包;在工程建设中业主不按照合同约定支付工程进度款;建设工程竣工验收合格后,发包人不及时办理竣工结算手续,甚至部分业主已使用工程多年,仍以种种理由拒付工程款,形成建设市场严重拖欠工程款的顽症;承包商偷工减料,不按规范施工,形成劣质工程或“豆腐渣”工程,严重影响工程建设市场。


  3、违法签订转包、分包合同情况普遍存在。一些承包商为了获得项目承包资格,不惜以低价中标。在中标之后又将项目肢解后以更低价格非法转包给一些没有资质的小企业,而这些小企业缺乏对承包项目的基本控制步骤和监督手段,进而对项目进度、质量造成严重影响。


  (三)合同管理人员的专门知识和技能缺乏。合同管理是一项专业性很强的工作,涉及内容多、专业面广,合同管理人员需要有一定的专业技术知识、法律知识和管理知识。很多项目管理机构没有专业技术人员管理合同,或合同管理人员缺少培训,将合同管理简单地视为一种事务性工作,这就为合同高效、有序的履行埋下了很深的隐患。


  
  二、解决企业合同管理中常见问题的对策


  
  (一)建立健全规章制度。要使合同管理规范化、科学化、法律化,首先要从完善制度入手,制定切实可行的合同管理制度,使合同管理工作有章可循。合同管理制度的主要内容应包括:合同的归口管理,合同资信调查、签订、审批、会签、审查、登记、备案,法人授权委托办法,合同示范文本管理,合同专用章管理,合同履行与纠纷处理,合同定期统计与考核检查,合同管理人员培训,合同管理奖惩与挂钩考核等。企业通过建立合同管理制度,做到管理层次清楚、职责明确、程序规范,从而使合同的签订、履行、考核、纠纷处理都处于有效的控制状态。


  (二)借鉴国际经验,推行适用于市场经济的合同示范文本。随着我国加入WTO,国内各行各业市场都要对外开放,在合同管理的许多方面要与国际惯例接轨。因此,我们要不断借鉴国际先进经验,以加速建立和完善市场经济需求的合同管理模式。各个行业新的合同示范文本,在很大程度上要参考FIDIC文本格式,有利于促进市场的健康、有序发展。


  (三)履行监督和结算管理。签约的目的主要是保障合同的及时有效履行,防止违约行为的发生,所以企业法律顾问对合同的履行进行监督是十分必要的。通过监督可以知道企业各类合同的履行情况,及时发现影响履行的原因,以便随时向各部门反馈,排除障碍,防止违约的发生。

 
  (四)加强合同变更管理。合同变更是索赔的重要依据,因此对合同变更的处理要迅速、全面、系统。合同变更指令应立即在工程实施中贯彻并体现出来。在合同变更中,量最大、最频繁的是工程变更,它在工程索赔中所占的份额也最大。这些变更最终都是通过各分包商体现出来。对工程变更的责任分析是工程变更起因与工程变更问题处理,是确定索赔与反索赔重要的直接依据。


  (五)违约纠纷的及时处理。合同关系是一种法律关系,违约行为是一种违法行为,要承担支付违约金、赔偿损失或强制履行等法律后果。法律顾问部门审查合同时选择合适的违约条款和纠纷处理条款显得很重要;一旦发生违约情形,法律顾问要区别情况,及时采用协商、仲裁或诉讼等方式,积极维护企业的合法权益,减少企业的经济损失。对市场来说,企业合同管理的重要性和必要性在于:实现企业对市场的承诺,体现企业的诚信,提升企业的品牌和形象,使企业更牢固地立足市场,实现可持续发展。对企业来说,合同管理的重要性和必要性在于:一方面使企业的生产经营与市场接轨,满足市场的需要,提高企业适应市场和参与市场竞争的能力;另一方面使企业在履约过程中维护自身的合法权益,提高企业的经济效益。


  (六)组织好在职学习。根据公司与市场的实际,组织合同管理人员在职学习。方式方法有多种多样:布置学习任务、定期检查、进行短期培训、结合实际进行正反两方面的事例分析等;听电视讲座,参加法律专业或经济管理专业的考试,同时必须进行职业道德教育。通过以上努力,使其在岗位成才。


  合同管理是企业生产经营过程中的一项重要工作。它不再是简单的要约、承诺、签约等内容,而是一种全过程、全方位、科学的管理。成功的合同管理,是把合同的权利义务进行分解,用合同约束双方的权利和义务。只有这样,合同管理才能真正到位,履行责任才能真正落实。

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